1. Angajamentul Nostru

Confidențialitatea nu este pentru noi doar o obligație legală, ci parte din fundația relației cu fiecare client și partener. Ea face parte din esența profesiei noastre și o valoare pe care o apărăm cu cea mai mare strictețe.

Prin urmare, la Diaconiță CA („Diaconiță” sau „noi”), entitatea juridică ce operează website-ul www.diaconita.ro, tratăm protecția datelor dumneavoastră cu maximă seriozitate și rigoare. Această Politică de Confidențialitate explică în mod transparent cum colectăm, utilizăm și protejăm datele dumneavoastră cu caracter personal.

Activitatea noastră se ghidează după trei principii fundamentale:

• Transparență: Vă informăm clar și direct despre ce date prelucrăm, în ce scop și în baza cărui temei legal.

• Securitate: Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura securitatea datelor dumneavoastră împotriva oricăror riscuri de acces neautorizat, pierdere sau distrugere.

• Legalitate: Ne asigurăm că fiecare operațiune de prelucrare respectă întocmai legislația în vigoare, inclusiv prevederile GDPR.

2. Ce Date Prelucrăm și de ce? (Scopuri și Temeiuri Legale)

Pentru a vă oferi serviciile noastre și pentru a comunica eficient, Diaconiță CA prelucrează date cu caracter personal în diferite contexte, în funcție de modul în care interacționați cu noi. Ne angajăm să colectăm doar datele strict necesare pentru fiecare scop în parte și să fim complet transparenți cu privire la utilizarea acestora. Mai jos, am detaliat fiecare situație pentru a înțelege exact ce se întâmplă cu datele dumneavoastră.

2.1. Dacă sunteți vizitator al website-ului nostru

Atunci când navigați pe website-ul nostru, colectăm automat anumite informații tehnice pentru a asigura buna funcționare a acestuia și pentru a vă oferi o experiență optimă.

Scopul prelucrării: Utilizăm aceste date pentru a monitoriza traficul, pentru a înțelege cum este utilizat website-ul nostru și pentru a putea aduce îmbunătățiri conținutului și structurii sale. De asemenea, datele sunt esențiale pentru a menține securitatea website-ului și pentru a preveni activitățile frauduloase.

Datele prelucrate: Categoriile de date pe care le colectăm în acest context sunt:

• Adresa IP de la care ați accesat website-ul;
• Data și ora accesării;
• Alte date colectate prin intermediul fișierelor de tip cookies și tehnologii similare.

Temeiul legal: Prelucrarea acestor date se bazează pe interesul nostru legitim (art. 6, alin. 1, lit. f din GDPR) de a asigura funcționarea corectă, sigură și performantă a platformei noastre online.

Pentru informații detaliate despre fișierele de tip cookies pe care le folosim, scopul acestora și modalitatea în care le puteți gestiona, vă rugăm să consultați #Politica noastră de Cookies# – de inserat Link.

2.2. Dacă ne contactați (prin e-mail, telefon sau formularul de pe site)

Fie că aveți o întrebare, solicitați o ofertă sau doriți să discutați despre o potențială colaborare, vom prelucra datele pe care ni le furnizați pentru a vă putea răspunde.

Scopul prelucrării: Gestionarea corespondenței, răspunsul la solicitările, întrebările sau comentariile dumneavoastră și realizarea demersurilor în vederea unei posibile relații contractuale.

Datele prelucrate: Nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, funcția sau compania pe care o reprezentați, precum și orice alte informații pe care alegeți să ni le comunicați în mesajul dumneavoastră.

Temeiul legal: Prelucrarea se bazează pe interesul nostru legitim (art. 6, alin. 1, lit. f din GDPR) de a comunica eficient cu persoanele interesate de serviciile noastre și de a gestiona noile oportunități de afaceri. Dacă solicitarea dumneavoastră vizează încheierea unui contract, temeiul legal este reprezentat de demersuri precontractuale (art. 6, alin. 1, lit. b din GDPR).

2.3. Dacă sunteți clientul nostru (sau reprezentant/angajat al unui client)

Relația avocat-client este una bazată pe încredere și confidențialitate. În acest context, prelucrarea datelor dumneavoastră este esențială pentru a vă putea oferi servicii juridice la cel mai înalt standard.

Scopul prelucrării:

Furnizarea serviciilor juridice: Redactarea de documente, reprezentarea în fața instanțelor de judecată sau a altor autorități, oferirea de consultanță juridică și, în general, executarea mandatului încredințat.

Managementul relației contractuale: Comunicarea permanentă cu dumneavoastră, facturarea serviciilor și gestionarea administrativă a contractului de asistență juridică.

Îndeplinirea obligațiilor legale: Respectarea obligațiilor impuse de legea profesiei de avocat, legislația fiscală sau cea privind prevenirea și combaterea spălării banilor (ex: obligația de cunoaștere a clientelei).

Datele prelucrate: Pe lângă datele de contact și identificare (nume, prenume, CNP, serie și număr CI, adresă), vom prelucra o gamă largă de informații strict relevante pentru speța dumneavoastră. Acestea pot include detalii despre situația personală, profesională, financiară sau chiar, în anumite cazuri, categorii speciale de date (ex: date privind sănătatea), dar numai atunci când sunt absolut necesare pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

Temeiul legal: Temeiul principal este executarea contractului de asistență juridică (art. 6, alin. 1, lit. b din GDPR). Pentru anumite activități, temeiul este îndeplinirea unei obligații legale (art. 6, alin. 1, lit. c din GDPR). În cazul prelucrării categoriilor speciale de date, temeiul este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță (art. 9, alin. 2, lit. f din GDPR).

2.4. Dacă doriți să vă alăturați echipei noastre (Candidat)

Suntem mereu în căutare de profesioniști talentați. Dacă aplicați pentru un post în cadrul firmei noastre, vom analiza cu atenție informațiile pe care ni le furnizați.

Scopul prelucrării: Evaluarea candidaturii dumneavoastră în cadrul procesului de recrutare pentru a determina dacă profilul profesional și abilitățile se potrivesc cu cerințele postului disponibil.

Datele prelucrate: Informațiile incluse în CV-ul și/sau scrisoarea de intenție pe care ni le transmiteți: date de identificare și contact, fotografie (opțional), detalii despre educație, formare și experiență profesională, calificări, competențe și orice alte date pe care decideți să le includeți.

Temeiul legal: Prelucrarea se bazează pe demersuri în vederea încheierii unui potențial contract individual de muncă sau de colaborare, la cererea dumneavoastră (art. 6, alin. 1, lit. b din GDPR).

Dacă nu sunteți selectat, este posibil să dorim să păstrăm CV-ul dumneavoastră pentru oportunități viitoare. Vom face acest lucru doar dacă obținem în prealabil consimțământul dumneavoastră expres în acest sens.

3. Cât Timp Păstrăm Datele Dumneavoastră?

Nu vom păstra datele dumneavoastră personale mai mult decât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate. Politica noastră de retenție este concepută pentru a respecta atât nevoile activității noastre, cât și obligațiile legale stricte.

Perioadele de păstrare variază în funcție de contextul în care am colectat datele:

Datele Clienților: Informațiile și documentele din dosarele clienților sunt păstrate pe întreaga durată a contractului de asistență juridică, la care se adaugă o perioadă suplimentară impusă de obligațiile legale de arhivare (de exemplu, 10 ani pentru documentele financiar-contabile) și de normele care guvernează profesia de avocat.

Datele Candidaților: CV-urile și datele candidaților care nu au fost selectați vor fi șterse imediat după încheierea procesului de recrutare. În cazul în care considerăm că profilul dumneavoastră este valoros pentru oportunități viitoare, vom putea păstra datele pentru o perioadă de maximum 1 an, dar numai în baza consimțământului dumneavoastră, obținut în prealabil.

Corespondența Generală: E-mailurile și alte comunicări care nu conduc la încheierea unui contract de asistență juridică sunt păstrate pentru o perioadă rezonabilă de 3 ani, pentru a asigura un istoric al conversațiilor și pentru a putea răspunde eficient la solicitări viitoare.

Datele Tehnice ale Website-ului: Datele colectate automat la vizitarea website-ului (precum adresele IP) sunt stocate pe o perioadă limitată, de regulă nu mai mult de 12 luni, necesară pentru asigurarea securității sistemelor noastre informatice și pentru realizarea de statistici agregate.

La expirarea perioadelor de retenție menționate mai sus, datele dumneavoastră vor fi șterse în mod ireversibil și securizat sau vor fi anonimizate pentru a fi utilizate exclusiv în scopuri statistice, fără a mai putea duce la identificarea dumneavoastră.

4. Cui Dezvăluim Datele Dumneavoastră?

Confidențialitatea datelor dumneavoastră este fundamentală pentru noi. Ca regulă, nu vom dezvălui, vinde sau transfera datele dumneavoastră personale către terți în scopuri de marketing. Dezvăluirea de informații se face doar atunci când este absolut necesar și exclusiv în scopurile legitime descrise mai jos.

Putem partaja datele dumneavoastră cu următoarele categorii de destinatari:

• Autorități și instituții publice: Atunci când legea o impune sau când este indispensabil pentru apărarea drepturilor dumneavoastră, putem dezvălui datele relevante către instanțe de judecată, parchete, executori judecătorești, notari publici, autorități fiscale sau alte instituții ale statului.
• Furnizori de servicii și parteneri contractuali: Colaborăm cu parteneri de încredere pentru a asigura buna desfășurare a activității noastre. Aceștia pot avea acces la anumite date, dar numai în vederea prestării serviciilor contractate, cum ar fi:
• Furnizori de servicii IT (mentenanță software, găzduire web, securitate cibernetică);
• Furnizori de servicii de contabilitate și facturare;
• Servicii de curierat și poștă;
• Experți tehnici, traducători autorizați sau alți specialiști implicați în dosarul dumneavoastră.
• Alți participanți în contextul unui dosar: În exercitarea mandatului de reprezentare, poate fi necesar să comunicăm anumite informații către părțile adverse, avocații acestora sau alți participanți la procedurile legale.

Insistăm ca orice transfer de date către furnizorii noștri de servicii să se realizeze în baza unui angajament strict de confidențialitate și prin încheierea unor acorduri contractuale (DPA – Data Processing Agreement) care asigură că datele sunt prelucrate în siguranță și exclusiv în scopul pentru care au fost transmise, în deplină conformitate cu legislația GDPR.

5. Drepturile Dumneavoastră

În conformitate cu Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR), beneficiați de un set de drepturi menite să vă ofere control asupra datelor dumneavoastră personale. Ne angajăm să respectăm și să facilităm exercitarea acestor drepturi.

Dreptul de acces: Puteți solicita o confirmare a faptului că prelucrăm sau nu datele dumneavoastră personale și, în caz afirmativ, puteți cere acces la acestea și la informații detaliate despre prelucrare.

Dreptul la rectificare: Dacă datele pe care le deținem despre dumneavoastră sunt incorecte sau incomplete, aveți dreptul de a solicita rectificarea sau completarea acestora.

Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”): Puteți solicita ștergerea datelor dumneavoastră personale în anumite situații, de exemplu, dacă datele nu mai sunt necesare pentru scopurile în care au fost colectate sau dacă v-ați retras consimțământul.

Dreptul la restricționarea prelucrării: Puteți solicita restricționarea modului în care prelucrăm datele dumneavoastră, în anumite condiții prevăzute de lege (de exemplu, atunci când contestați exactitatea datelor).

Dreptul la opoziție: Aveți dreptul de a vă opune, din motive legate de situația particulară în care vă aflați, prelucrării datelor dumneavoastră bazate pe interesul nostru legitim. De asemenea, aveți dreptul absolut de a vă opune în orice moment prelucrării datelor în scop de marketing direct.

Dreptul la portabilitate: Puteți solicita să primiți datele personale pe care ni le-ați furnizat într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat. De asemenea, puteți solicita ca aceste date să fie transmise direct unui alt operator, dacă acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic.

6. Cum Vă Puteți Exercita Drepturile?

Ne angajăm să asigurăm un proces simplu și eficient pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră. Pentru orice solicitare legată de datele dumneavoastră personale sau dacă aveți întrebări suplimentare, vă rugăm să ne contactați folosind una dintre următoarele metode:

• Prin e-mail: La adresa dedicată confidentialitate@diaconita.ro

• Prin poștă: La sediul nostru din București, Sector 2, Str. Tudor Arghezi Nr. 8-10, Birou F118.

Vom răspunde solicitării dumneavoastră în cel mai scurt timp posibil.

De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), dacă considerați că prelucrarea datelor dumneavoastră a încălcat prevederile legale.

Date de contact ANSPDCP:

• Adresă: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, România

• Website: www.dataprotection.ro